A folyamatok teremtik meg azokat az eredményeket, amelyeket a vállalat eljuttat fogyasztóihoz, vevőihez. A folyamatok célirányos tevékenységek láncolata, amelyeknek mérhető teljesítménye, költsége, az általuk előállított termékeknek, illetve szolgáltatásoknak meghatározott minősége, mennyisége és átfutási ideje van. Amennyiben a folyamatok során kevesebb tevékenységet kell elvégezni, rövidebb idő alatt, miközben nem kell a minőség romlásával számolni – annál hatékonyabban tudjuk működtetni a vállalatot. A folyamat optimalizálás tehát a hatékonyságról szól. Hogyan tudjuk ezt elérni? Folyamat optimalizálás, cikkünkben erre adunk néhány receptet.
Átszervezés, vagy folyamat optimalizálás?
A folyamatszervezésnek hatalmas szakirodalma van, számos módszertan ismert, amelyet alkalmazhatunk az irányításban. A folyamatok átalakítása alapvetően kétféle módon történhet:
- Át-, vagy újjászervezéssel – ami radikális, alapvető változásokat hoz a szervezetben, és felülről irányított. Általában válsághelyzetekben, illetve radikális változás – pl. tulajdonosváltás – esetén alkalmazzák. Gyakran külső tanácsadókat vesznek igénybe. Az ilyen projektek befejezését követően fennáll annak a veszélye, hogy a szervezet visszaáll a régi megoldásokra, ha nem gondoskodnak arról, hogy az új működési mód tartós legyen.
- Folyamatos optimalizálással – amelynek során a meglévő folyamatok gyenge pontjait számolják fel, illetve igazítják az új követelményekhez. Ez kevésbé radikális és alulról jövő, az érintett szervezetek bevonásával történik. A munkatársak aktív részvétele miatt a változásokat a szervezet könnyebben befogadja.
Célszerű a vállalati működési rendszert úgy kialakítani, hogy a dolgozók érdekeltek legyenek a folyamatok jobbításában, tegyenek javaslatot a veszteségforrások megszüntetésére.
A mérés fontossága
Ha valamit jól akarunk irányítani, rendelkeznünk kell naprakész információval arról, hogy mi történik a folyamatokban. A folyamatirányítás alapvető feltétele, hogy mérni tudjuk a folyamatok legfontosabb jellemzőit:
- a folyamat eredményeként létrejövő termék, vagy szolgáltatás mennyiségét és minőségét;
- a folyamatban végzett tevékenységek teljesítményét és költségét;
- a tevékenységek átfutási idejét.
A folyamat optimalizálás kézenfekvő eszköze leginkább egy integrált vállalatirányítási rendszer, amely mind az értékteremtő, mind pedig az azokat támogató folyamatokról szolgáltat naprakész információt. Az informatika segítségével a folyamatokban jelentős automatizálást valósíthatunk meg, amely az átfutási idők csökkenéséhez vezet.
Így a cég reagáló képessége a piac felé javulni fog. Az informatika másik előnye, hogy az adatbeviteli munka is jelentősen csökkenthető megfelelő jelöléstechnikai- és más mérőeszközök alkalmazásával.
A LEAN szemlélet alkalmazása
Az egyik legelterjedtebb módszer a folyamatirányításban a Toyota által kidolgozott LEAN módszertan, amely ma már nemcsak a gyártásban, hanem a vállalati teljes folyamatrendszerben is alkalmazható. Lényege, hogy a vevő, vagy fogyasztó szempontjából teremt értéket a teljes értékláncban, miközben felszabadítja az emberi erőforrásokban rejlő képességeket. A nem-értékteremtő tevékenységeket, amelyek veszteségnek tekinthetők, igyekszik megszüntetni. Ehhez biztosít módszereket és eszközöket. Alkalmazásához szükséges a kísérletező szervezeti kultúra kialakítása, a hibák és sikerek iterációja.
Egy elemzés során a folyamatokat a következő szempontok szerint célszerű értékelni:
- A vevő, vagy fogyasztó hajlandó-e érte fizetni és ez arányban áll-e a ráfordítással?
- Jelent-e versenyelőnyt?
- Elhagyása okoz-e problémát?
- Csökkenti-e a kockázatokat?
- Előírja-e törvény, jogszabály, szabvány?
- Tartalmaz-e a vevő szempontjából szükségtelen ráfordításokat, amelyek veszteségforrásnak minősülnek?
Veszteségforrásnak tekinthetők, amelyekért a vevő nem hajlandó fizetni. Pl.: a szállítás, a túltermelés, a készletezés, az anyagmozgatás, a várakozás, a hiba, vagy selejtkár, amelyek megszüntetésén, vagy legalább csökkentésén folyamatosan dolgoznunk kell.
Egy példa
Az online (web-áruház) megrendelések teljesítésének folyamatát optimalizáltuk a következő módon:
- Bevezettük a készletek raktárhely szerinti nyilvántartását vonalkód azonosítással;
- A kiszedést átalakítottuk kétkörössé. Az első körben gyűjtötten, 20-asával összevonva hajtják végre a cikkek összegyűjtését, melyhez mobil adatgyűjtőket használnak. Második körben, a program által vezérelten, ideiglenes tárolókba helyezik a rendelésenként csoportosított cikkeket. A szortírozás gyorsan zajlik, a cikk vonalkódjának leolvasása után a képernyőn azonnal látszik, hogy hová kell tenni az adott cikket. A csomagokat szállítási mód szerint csoportosítva továbbítják a csomagolókhoz.
- A csomagolás előtt az ellenőrzés, számlázás szintén gyorsan végrehajtható.
- A kivételek kezelése szintén megoldott, pl. a készlethiányok miatti beszerzések automatizálva vannak.
A fejlesztés eredményeképpen az online rendelések teljesítésének folyamatát sikerült jelentősen felgyorsítani. A korábbi átfutási idő több mint a felével csökkent, így a szükséges dolgozói kapacitás és költség is jelentősen csökkent. Nem elhanyagolható, hogy a vevők elégedettségi szintje nagymértékben javult a pontos kiszállítások hatására.
Összegezve: A folyamatok szervezése és irányítása alapvetően meghatározza egy vállalat működési hatékonyságát. Teremtsünk olyan vállalati kultúrát, amelyben mindig a vevő, a fogyasztó elvárásait tartjuk szem előtt, és ebből kiindulva alakítjuk a folyamatok működését. Ha az Ön cége még nem így működik, mi szívesen segítünk!
