Back office modulok - Hatékony vállalatirányítási rendszer.

BMS Vállatirányítási rendszer

Back Office modulok

Vállalatirányítási rendszer Back Office modulok

Értékesítés

Az értékesítési modulban lehetőség van ajánlatok készítésére, különböző árkalkulációs sémák felépítésére és alkalmazására, normatív előkalkulációra. További feladata a vevőrendelések felvétele és nyilvántartása, a teljesítések nyomon követése, így szorosan kapcsolódik a termelésirányítási- és beszerzési folyamatokhoz. A rendelések állapotában bekövetkezett változások nyilvántartása lehetővé teszi, hogy az értékesítési folyamat az ajánlatadástól és rendelésfelvételtől a kiszállításig és számlázásig – ehhez kapcsolódóan a pénzügyi teljesítésig – végigkövethető, ellenőrizhető és elemezhető. (Pl.: a beszerzésből beérkezett termék kiszállíthatóvá válik.) Az ügyfelekhez rendelt hitelkeretek figyelése alapján a program letilthatja a vevőt az engedélyezett hitelkeretet meghaladó vásárlásról.

A modul biztosítja az értékesítési tevékenység hatékonyságának növeléséhez szükséges nyilvántartásokat és elemzési lehetőségeket.
A vevőrendelésekhez kapcsolódó számlák a rendszerben automatikusan előállíthatók. A BMS nagyon rugalmas árpolitika alkalmazását teszi lehetővé.

Tetszőleges ártípusok

Árkatalógusokat tarthatunk nyilván cikkenként, melyek változásait a rendszer naplózza. A vevőkhöz alapértelmezés szerint hozzárendelhetők, hogy milyen ártípus szerint számlázzunk. Emellett az engedményrendszerrel cikkenként, cikkcsoportonként, vevőnként, vevőcsoportonként, sőt mindezek kombinációjára adhatunk adott időintervallumra érvényes árengedményeket százalékban vagy értékben, továbbá sávos számlaérték-kedvezményeket is alkalmazhatunk. A számlakészítés ügyfélhez kötötten egyedileg, vagy csoportosan (összevontan több szállítást) is történhet.

Bekapcsolhatók a rendszerbe az értékesítést végző területi képviselők is. Teljesítményüket és a beállított érdekeltségi rendszer alapján az elszámolásukat is biztosítja a program.

Az értékesítés folyamata a cég profiljának sajátosságaihoz igazítható: így pl. a rendelésfelvétel módja, ritmusa, a kiszállítás módja és gyakorisága, a számlázás módja, az alkalmazott árengedmények stb. paraméterezhetően beállíthatók. A BMS mind a belföldi, mind az exportértékesítést támogatja.
A program biztosítja a multinacionális cégek, áruházláncok speciális kiszolgálását, így az áruházi polcok kezelését, keretrendelés és teljesítettségi szint figyelését, speciális számlázást, konkurens termékek árainak nyilvántartási lehetőségét stb.

Beszerzés

A modul lehetőséget biztosít a gazdálkodási és tervezési feladatok ellátására, amelynek során figyeli a gazdálkodási készletszinteket (szükséglet szerint, minimális és maximális készletgazdálkodás, biztonsági készletek stb.), és javasolt rendelési listát, valamint szállítónkénti rendeléseket készít.

A beszerzési modulban lehetőség van a beszerzési folyamat végigkövetésére, kezdve a szállítónkénti ajánlatok, keretszerződések nyilvántartásától a szállítói megrendelések készítéséig, illetve azok teljesítésének nyomon követéséig. Igények szerint a beszerzés alatt lévő készletekre is történhet készletfoglalás.
A programmal a szállítók ajánlataik alapján különböző prioritási szempontok szerint értékelhetők, sorba rendezhetők.

A cikkekhez hozzárendelhetők a lehetséges szállítók, a megállapodott árinformációkkal és szállítási feltételekkel (pl. rendelhető minimális mennyiség, egységár, szállítási átfutás idő stb.). A BMS biztosítja a szállítónkénti specifikus adatok (pl. ügyfél cikkazonosítója és megnevezése stb.) használatának lehetőségét is.
Mind a beszerzési, mind az értékesítési folyamatba a nagy vevők és szállítók közvetlenül bekapcsolhatók az interneten, vagy EDI-n keresztül.

Termelésirányítás

A termelésirányítás a rendszerben a felvett belföldi, illetve export vevői rendelések vagy a készletgazdálkodási politika alapján (készletre gyártás) indított gyártási rendelések alapján valósul meg. A modul a normatív kalkuláció eszközeivel biztosítja az előkalkuláció készítését, valamint periódusonkénti bontásban lehetővé teszi a termelés kapacitásigényének és az anyagszükségletnek a meghatározását a megadott időszakra. A gyártás ütemezése alkalmazkodik a gyártási rendszerhez (folyamatos, középsorozat, vagy egyedi). A modul fogadja a végrehajtásra vonatkozó adatokat is, amelyek az elszámolás alapját képezik.

A modul az alábbi főbb tevékenységeket foglalja magában:

– Műszaki adatbázis (anyag- és műveletinorma-adatok) kezelése
– Kapacitás- és anyagszükséglet-tervezés
– Gyártásindítás
– Feladatok kiadása
– Termeléskövetés és -elszámolás
– Elő-, várható és utókalkuláció

A BMS képes a jelenlegi rendszerben alkalmazott cikkszámok átvételére és kezelésére. A cikktörzsben cikkcsoportonként eltérően tetszőleges számú kiegészítő adat kezelhető a rendszerben definiált adatokon kívül, továbbá hozzákapcsolhatók képi és egyéb dokumentumok is.

A darabjegyzékek tetszőleges szintű beépülési struktúrában kezelhetők. Lehetőség van alternatív darabjegyzék-változatok és gyártástechnológia-változatok kezelésére. A kapacitásoknál szintén lehetőség van alternatív kapacitás- vagy bérmunka kezelésére. A kapacitásszükséglet számításakor lehetőség van a kézi munkára és/vagy gyártóeszközre – mint szűk keresztmetszetre – történő gyártási program tervezésére is.

Az anyagszükséglet-számítást követően lehetőség van a készletek lefoglalására vagy a beszerzés indítására, az átfutási idők figyelembevételével. Ezekre a program – paraméterezéstől függően – beszerzési rendelésjavaslatokat generál, amelyek jóváhagyás után – akár e-mailben – a szállítónak elküldhetők.

A kész- vagy félkész áru készletrevétele mennyiség és minőség alapján történik. Lehetőség van a gyártási folyamatba épített minőség-ellenőrzések dokumentálására, a selejtek selejtokonként történő nyilvántartására és elemzésére. A termelési folyamat követése olyan mélységig biztosított, amilyen szakaszonként mérési és dokumentálási pontok vannak beiktatva a folyamatba.

Lehetőség van a termelés követésére és a dolgozók elszámoltatására például vonalkódtechnika alkalmazásával is.
A dolgozók teljesítményeinek elszámolása a bérszámfejtés alapját képezi a HR-modulban, illetve a Controllingban a teljesítményalapú költségfelosztásokhoz alapadatokat szolgáltat.

Amennyiben szükséges, egyedi fejlesztéssel a modul összekapcsolható az automata gépsor(ok) vezérlőszoftverével, melynek alapján a kézi adatrögzítések kiküszöbölhetők.

Készletgazdálkodás

A logisztikai folyamatok középpontjában a készletgazdálkodás áll, melynek feladata a készletek mozgásainak naprakész nyilvántartása, a különféle gazdálkodói készletszintek figyelésén keresztül megvalósuló készletkezelés, a készletekkel kapcsolatos vezetői információk előállítása és a készletek automatikus főkönyvi feladásainak elkészítése. A készletfogyások és gyártási igények alapján a beszerzési folyamatok indítása ezen keresztül történik.

A modul a minőségi előírásoknak megfelelően biztosítja a készletek mennyiségi és minőségi átvételét és a minőséggel kapcsolatos adatok kezelését, valamint lehetőséget ad a készletek vonalkódos azonosítására is. Nagymértékben támogatja a rendszer importbeszerzés esetén a különféle bonyolítási feladatokat és a vámokmányok készítését is.

A készletek és készletmozgások nyilvántartása olyan mélységig és adatokkal történik, ahogy a minőségbiztosítási rendszer, valamint az alkalmazott készletkezelési technológia megköveteli.

Lehetőség van a raktáron belül raktári helyek definiálására, melynek alapján a rendszer betárolási utasításokat, a bejárási útvonal szerint optimális kiszedési listát állít elő.

A készletgazdálkodási modul feladata a készletek mozgásainak nyilvántartása, a különféle gazdálkodói készletszintek figyelésén keresztül megvalósuló kezelése, az ezekkel kapcsolatos vezetői információk előállítása és a készletek automatikus főkönyvi feladásainak elkészítése. Ezenkívül feladata még a készletcsoportonként eltérő nyilvántartási árak (pl. FIFO-elvű tényleges beszerzési ár) képzése és naprakész meghatározása is.

A Készletmodulban lehetőség van rendelésfelvétel nélküli közvetlen értékesítésre és számlázásra is, ha a vevő “házhoz jön” (raktárról történő értékesítés).

Projektirányítás

A projektirányítási modult a bonyolultabb, összetett, sokszereplős, egyedi munkáknál célszerű alkalmazni. A modul az előkalkulációtól kezdődően végigköveti a projekteket, amelyek az utókalkulációval zárulnak, ahol a költségek elszámolása történik.

A modul az alábbi tevékenységeket foglalja magában:

Előkalkuláció
Munkaszámok hierarchikus felépítése
Munkaszámok kezelése
Műszaki adatbázis (anyag- és műveleti normák) kezelése
Anyagfelhasználások, teljesítések követése
Alvállalkozói teljesítések követése
Várható kalkuláció munkaszámonként
Projekt-utókalkuláció

Humánteljesítmény elszámolás

Munkalap

A modul a teljesítmény- és időbéres fizikai dolgozók munkaidő-nyilvántartására szolgál, mely az integrált rendszer egészét tekintve egyrészt a teljesítménybéres dolgozók bérszámfejtéséhez, másrészt pedig a controlling-modul önköltség-elszámolásához szolgáltat fontos információkat.

A modulban tehát a saját dolgozók időelszámoltatása végezhető el, amelynek során nyilvántartásba vehető a távolléti és az improduktív munkával eltöltött idő is. A kitöltendő napok dolgozónként beosztásmélységig meghatározhatók.

A munkaidő elszámolása jogcímek segítségével történik, amelyekhez különböző kalkulációs és bérszámfejtési algoritmusok adhatók meg.
A munkalap teljesítménytételeihez megadhatók azok a munkaszám-, vagy költséghely-, valamint költségviselő adatok (pl. ágazat, térinformatikai objektum stb.), amelyek az adott teljesítménytípushoz kapcsolódnak.

Gépiteljesítmény elszámolás

Menetlevél

A gépjármű-munkagép-nyilvántartási modul feladata a cég üzemeltetésében működő nagy értékű gépjárművek, adapterek és munkagépek nyilvántartása, a kapcsolódó teljesítmények és az üzemanyag-felhasználások elszámolása a menetlevél, illetve a gépüzemi jelentés szükséges adatainak kezelésével. Képes továbbá a dolgozók saját tulajdonában lévő gépjárművek nyilvántartására és a kapcsolódó költségek elszámolására is.

A menetlevélen, illetve adapterek, munkagépek esetében a gépüzemi jelentés soraihoz a megfelelő költségviselő (pl. térinformatikai objektum) azonosító is rögzíthető. Az üzemanyag-felhasználás normája a korrekciós tényezők alkalmazásával módosítható.
Az elszámolt teljesítmények és költségek a kalkulációkhoz input adatokat szolgáltatnak.

A modul segítségével a nagy értékű gépek leadott teljesítménye és költségei nyomon követhetők, az üzemeltetését végző dolgozó időelszámolása a gép teljesítményelszámolásával összekapcsolható.

Szállításszervezés

Azon cégek részére ajánljuk ezt a modult, amelyek saját gépjárműparkkal rendelkeznek, illetve rendszeres körjáratokat indítanak meghatározott útvonalon. A program biztosítja a járművekre történő berakodás bejárási útvonal szerinti sorrendjét és a járművek kapacitásának optimális kihasználását.

A fenti funkciók biztosításához szükséges a készletek fizikai tárolási méreteinek, valamint a járművek kapacitásadatainak megadása. A gépjárműre felrakott áru útja nyomon követhető a rendszerben, és a gépjárművezető elszámoltatható mind az átadott, mind pedig a visszaszállított tételekkel. A göngyölegek kölcsönzése, cseréje, eladása, visszavásárlása szintén biztosítható, a cég profiljának megfelelően. A kapcsolódó bizonylatok értelemszerűen a renszerből automatikusan előállíthatók.

Pénzügy-Számvitel

A pénzügyi funkciók feladata a pénzügyi nyilvántartásokhoz kapcsolódóan (belföldi vevői és szállítói számlák, export- és importszámlák, egyéb pénzügyi nyilvántartások) a vállalat készpénzes és bankon keresztül (elektronikus banki kapcsolattal is) történő pénzforgalmának a lebonyolítása és nyilvántartása, amelynek során a pénzmozgásokról ún. pénzügyi tranzakciók születnek. Ezáltal naprakész folyószámla-vezetés történik az összes pénzügyi nyilvántartással kapcsolatban. Tartalmazza a pénzügyi cash-flow készítését, amely a vállalat pillanatnyi pénzügyi helyzetét teszi áttekinthetővé és irányíthatóvá. Így az ütemezett várható kiadások és bevételek alakulásával információ nyerhető arra vonatkozóan, hogy képződik-e olyan szabad pénzeszköz, amelynek befektetéséről gondoskodni lehet, illetve van-e olyan várható kiadás, amelynek nem lesz pénzügyi fedezete, így a likviditás pillanatnyilag csak hitelek igénybevételével, vagy például szállítói követelések átütemezésével biztosítható.

A pénzügyi modul támogatja az automatikus bizonylatnyomtatást (például pénztárbizonylatok) és az elektronikus banki terminálkapcsolat kialakítását is, amelyen a különféle banki terhelések és jóváírások gépi úton lebonyolíthatók.
Természetesen a BMS biztosítja többféle devizanem és az árfolyamok naprakész kezelését, a forint- és a valutapénztári feladatok elvégzését, az árfolyam-különbözetek automatikus könyvelését.

A rendszer középpontjában a számvitel áll, amely automatikusan kapcsolódik a BMS-ben keletkező összes pénzügyi és egyéb gazdasági eseményhez. Az analitikus adatok rögzítései folyamatosan könyvelési tranzakciókat hoznak létre, amelyek a főkönyvben on-line módon automatikusan megjelennek a törzsadatoknál beállított kontírozási paramétereknek megfelelően. Ezt a rugalmasan kezelhető számlatükör-törzs teszi lehetővé, ahol a gazdasági tranzakciók könyvelési mélysége és a kapcsolódó elemzőkódok használata is beállítható.

A vegyes naplóba manuális könyvelési tételek is felvihetők, de elsősorban az integrált rendszer többi moduljától érkező főkönyvi adatok naplófajtánkénti nyilvántartását támogatja. A modulban lehetőség van a gazdasági események előkontírozására, valamint paraméter-vezérlésű mérleg- és eredménykimutatás készítésére is.

A számviteli funkciók kapcsolódnak az összes pénzügyi és egyéb gazdasági események tranzakcióihoz. A rugalmas időszakkezeléssel biztosítható, hogy a rendszer a számviteli politikának megfelelő könyvelést végezzen anélkül, hogy a folyamatos működést akadályozná. A könyvelés-felgyűjtéssel bármikor aktualizálható a főkönyv, és ettől függően naprakész információkat szolgáltat a cég működéséről. Például főkönyvi, költséghelyi munkaszámos kivonatok, mérleg- és eredménykimutatások, folyószámlalisták stb.

Humánerőforrás-gazdálkodás

A modul a gazdálkodószervezetek sajátosságaihoz rugalmasan alkalmazkodó funkciókat valósít meg, amely biztosítja a munkavállalók személyi, személyzeti és munkaügyi adatainak nyilvántartását, a munkabérek, jövedelmek és az adók elszámolását, tb-kifizetőhelyek részére a tb-járandóságok elszámolását és a különféle külső adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítését.

A bérszámfejtés input adatai a Munkalap-, illetve Teljesítmény Nyilvántartásban elszámolt dolgozói teljesítményekből automatikusan származtathatók, valamint lehetőség van beléptetőrendszerrel való integrációra is.
A modul a témához kapcsolódó információk szolgáltatására és a béremelések tervezésére is képes.

Biztosítja továbbá az emberi erőforrások kapacitás- és létszámadatainak nyilvántartását a költségek elszámolásához, illetve a minőségi információk kimutatásához.

Eszközgazdálkodás

Az eszközgazdálkodás-modul lehetővé teszi a számviteli törvény által előírt tárgyieszköz-nyilvántartó kartonok vezetését, az eszközökhöz kapcsolódó mozgások és a különféle tranzakciók kezelését, az értékcsökkenési leírásnál egyidejűleg több leírási kulcs (például a számviteli törvény szerinti, társasági adó szerinti stb.) kezelését, valamint a számviteli törvényben meghatározott, alkalmazható módszerek közül választási lehetőséget. A fentieken túlmenően elvégzi az eszközökhöz kapcsolódó könyvelési tételek automatikus kontírozását is.

Az eszközök nyilvántartása kiterjed egyrészt a nagy értékű, több év alatt leírásra kerülő tárgyi eszközökre, valamint a költségként azonnal leírható, de nyilvántartási kötelezettség alá tartozó eszközök kezelésére is. A modul kezeli mind az egyedi, mind a csoportos tárgyi eszközöket is. Fölvehető még nem aktivált tárgyieszközkarton is, melyhez kapcsolódóan például a beruházási számlák rögzíthetők. Ezáltal a tárgyi eszköz aktíválásakor a tényleges beruházási költségek alapján lehet meghatározni a bruttó eszközértéket.

Az értékcsökkenés-tervezési funkcióval a következő időszak értékcsökkenése tervezhető meg a tervezett vagy folyamatban lévő beruházások figyelembevételével, a leírási kulcsok változtatásának lehetőségével.

Controlling

A controlling feladata kimutatni a vezetőség számára, hogy az elvégzett tevékenységek mennyire voltak gazdaságosak, milyen mértékben járultak hozzá a cég eredményéhez (esetleg veszteségéhez). A controlling-rendszerben lehetőség van a vállalati költségek és az eredmény tervezésére és elemzésére, valamint költséghelyi terv készítésére. A modul a terv- és tényadatok összehasonlító kimutatását teszi lehetővé, részben az előre definiált beszámolórendszer szerinti struktúra, részben pedig a felhasználók által készített ad-hoc jellegű lekérdezések és beszámolók révén.

A modulban különféle vállalati tervek és kimutatások készíthetők, amelyek összhangban vannak a bevezetéskor definiált Controlling-koncepcióval. Az egyező felépítésű terv- és tényadatok képezik az alapját a magas szintű terv- és tényelemzések készítésének.

A controlling-funkciók segítik az alábbi tevékenységeket:

Költséghelyi számítások

Ennek során lehetővé válik a különféle (termelő, segéd, igazgatási stb.) költséghelyek teljesítményeinek és költségeinek elszámolása, a költségnemenkénti keretgazdálkodás kereteinek meghatározása és a felhasználás nyomon követése, valamint a költséghelyekhez kapcsolódó terv-tény kimutatások és elemzések készítése.

Különféle kalkulációk készítése

A funkció lehetővé teszi a standard költségkalkuláció, árkalkuláció és utókalkuláció készítését, valamint az egyes kalkulációkhoz kapcsolódó terv-tény kimutatásokat és elemzéseket. A cégnél kialakítandó kalkulációk alapján figyelhetők a fedezeti szintek termékenként, cikkcsoportonként, áruházi falanként és polconként, vevőnként, területi képviselőnként stb. melynek alapján a kereskedelempolitika módosítható.

Pénzügyi irányítási feladatok ellátása

A pénzügyi irányítási feladatok ellátása során tervezhetők a likviditási és a pénzügyi keretek, különféle pénzügyi mutatók, figyelhetők a követelések és tartozások naprakész adatai. A pénzügyi irányítási feladatokhoz kapcsolódó terv-tény kimutatások és elemzések készíthetők.

Rendeléshez kapcsolódó controlling-feladatok

A gyártási és vevői rendelések gazdaságossági elemzéséhez szükséges normák és vetítési alapok kezelésén alapuló elő-, közbenső és utókalkulációk készíthetők, kimutathatók az anyagfelhasználás és a kapacitáskihasználás szerinti eltérések és a rendelésenkénti fedezetek is.

Vezetői eredményszámítás

Ennek során különböző fedezetszámítások végezhetők, tervezhető a vállalati eredmény és kimutatható a kapcsolódó tényadatok alakulása is. Ezenkívül az eredményszámításhoz kapcsolódó különféle terv-tény kimutatások és elemzések készíthetők.

BSC (Balanced Score Card) mutatószámrendszer

A controlling-modulban felépíthetők a BSC-ben definiált mutatószámok, mutatószámrendszerek, melyre vonatkozóan a terv-tény kimutatások és eltérések időszakonként lekérdezhetők, elemezhetők és a szükséges vezetői döntések időben meghozhatók.

Munkagép, gépjármű teljesítmény elszámolás

A gépjármű-munkagép modul feladata a cég üzemeltetésében működő gépjárművek, adapterek és munkagépek nyilvántartása, a kapcsolódó teljesítmények és az üzemanyag felhasználások elszámolása a menetlevél, illetve a gépüzemi jelentés szükséges adatainak a kezelésével. Képes továbbá a dolgozók saját tulajdonában lévő gépjárművek nyilvántartására és a kapcsolódó költségek elszámolására is.

A menetlevélen, illetve adapterek, munkagépek esetében a gépüzemi jelentés soraihoz a megfelelő költségviselő (pl. térinformatikai objektum) azonosító is rögzíthető. Az üzemanyag felhasználás normája a korrekciós tényezők alkalmazásával módosítható. A modulban nyilvántartott eszközök kapcsolódnak a tárgyi eszközhöz, illetve, mint költséghelyek a controllinghoz.

Biblion, könyvesbolti rendszer

A Biblion könyvesbolti rendszer egyaránt működhet off-line és online üzemmódban a bolt folyamatos üzletmenete érdekében. A szoftver lefedi az összes kiskereskedelmi folyamatot: az eladásokat a NAV engedélyes pénztárgéppel összekapcsolva, a pénzforgalmat, a készletek rendelését, bevételezését, naprakész nyilvántartását. Kezeli a kedvezményeket, akciókat, bónuszokat, kuponokat. Az integráció révén a forgalmi, pénzügyi és készlet adatok folyamatosan bekerülnek a központi rendszerbe.

Bővebben: biblion.hu