Kisebb KKV vezetőkkel, tulajdonosokkal történő beszélgetés alkalmával gyakran elhangzanak a következő érvek: „Nekünk nincs szükségünk vállalatirányítási rendszerre, mert:
- kevesen vagyunk, mindent meg tudunk egymással beszélni,
- excel táblákban vezetjük, ami szükséges,
- túl kicsik vagyunk, nekünk nem éri meg,
- van már számlázó programunk, a könyvelést meg külső könyvelő végzi,
- túl nagy beruházási költséggel járna, amit nem engedhetünk meg magunknak,
- egy ilyen rendszer túl bonyolult, nálunk csak az adminisztrációt növelné.”
Ezek az érvek addig helytállóak, amíg a cég nem is akar növekedni, tartósan megelégszik az elért állapottal és nincsenek különösebb problémák az üzletmenetben. Akkor azonban, ha jelentősebb fejlődést szeretne elérni, már érdemes elgondolkodni egy vállalatirányítási rendszer bevezetéséről. Erről szeretném Önt, kedves Olvasó a cikkemben meggyőzni.
Mikor célszerű a kérdéssel foglalkozni?
Amikor egy cégvezető azt kezdi észrevenni, hogy elvesznek bizonyos információk (pl. vevői reklamációk, vagy garanciális kötelezettségek esedékessége), a kollégái nem tájékoztatják időben egyes döntésekről (pl. jelentős árkedvezmény megadásáról, amire nincs fedezet, vagy vevői tartozások mértékéről). Esetleg arra gyanakszik, hogy a teljesítmények nem megfelelőek, vagy bizonyos költségek indokolatlanul magasak (pl. üzemanyag felhasználás), szaporodnak a vevői reklamációk, akkor érdemes elgondolkodnia egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésén.
Másik ok lehet, ha a cég stratégiát vált és szeretne egy dinamikusabb növekedést elérni nagyobb piaci részesedés révén, vagy új termék, illetve szolgáltatás bevezetésével, esetleg akvizícióval.
Hogyan segíthet egy vállalatirányítási rendszer a fenti problémákon?
Az egyik legfontosabb előny, hogy átláthatóvá válik a cég működése. Mindenki a saját munkavégzését dokumentálja, és az adatok egy központi adatbázisba kerülnek. A vezetőnek nem kell senkit megkérdeznie arról, hogy mi történik a folyamatokban, mert mindent láthat a rendszerből. Így nincs kiszolgáltatva annak, hogy nem értesül fontos információkról.
Mérhetővé válnak a teljesítmények. Már az a tudat, hogy a vezetőség láthatja, hogy ki mit végez el, arra ösztönzi a dolgozókat, hogy jobban teljesítsenek.
Mérhetővé válnak a költségek, ráfordítások. Elemezni lehet a fedezeteket, ki lehet mutatni, hogy az egyes tevékenységek milyen hatással vannak a cég nyereségére. Ezen információk birtokában döntéseket lehet hozni profiltisztításról, gyártási volumenekről, értékesítési árakról.
A pénzügyi folyamatok (cash flow) kiszámíthatóvá válnak. Időben lehet intézkedni fizetések átütemezéséről, vevői tartozások behajtásáról, esetleges befektetésekről.
A folyamatok felgyorsíthatók azáltal, hogy az adatbevitelt kihelyezzük (pl. a vevő adja meg), illetve mobil eszközökkel megkönnyítjük, integrációval a lehetőségek szerint automatizáljuk, az adatellenőrzésre fordított időket kiküszöböljük.
Mindez a cég hatékonyabb működését eredményezi, amelynek következménye a szervezettebb együttműködés a dolgozók között, és a felszabaduló kapacitásokat elemzésekre, további üzletek megszerzésére lehet fordítani.
A vállalatirányítási rendszer adatbázisa számos elemzésre ad lehetőséget, melyek alapján megalapozott stratégiai döntések hozhatók. Például elemezhetjük a forgalom alakulását értékesítési csatornák szerint, a vevőkre fordított idő- és munkaráfordítást, a teljesítményeket, stb. és ezek alapján módosíthatjuk az árpolitikát, a kedvezményeket, az érdekeltségi rendszert. A növekedés egyik lehetőségét az internet adja. Ha a cég képes online ajánlatkéréseket, rendeléseket fogadni, marketing információkat megjeleníteni, akkor lehetősége van arra, hogy nagyobb vevőkört érjen el, és ezáltal a piacát is növelni tudja. Persze önmagában ez kevés, kell mögötte a back office folyamatokat támogató integrált vállalatirányítási rendszer, amellyel az igényeket megfelelő minőségben és határidőre ki is tudják elégíteni.
Olcsó, vagy drága?
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetését tekintsük stratégiai befektetésnek, amely hosszútávra meghatározza egy cég működési rendszerét. Tapasztalatunk szerint ez a fejlesztés 1-3 éven belül megtérül. A befektetés megtérülésének számításánál számszerűsíthetjük a következőket:
- Elvárt árbevétel növekedés
- Előállítási, működési költségek csökkenése, ami különböző tényezőkből származhat. Pl.:
- a szükséges teljesítmény ráfordítások csökkenéséből, ami a részben automatizált folyamatokból adódhat;
- minőségjavulásból adódó idő-, munkaráfordítás-, anyagköltség-, kapacitás megtakarítás;
- készlet forgási sebesség növekedése;
- anyagköltség csökkenése az ellenőrzések eredményeként.
A fentieken kívül van számos, nem számszerűsíthető tényező, ami közvetetten szintén a hatékonyság javulásához, illetve nagyobb vevői elégedettséghez vezet. Pl.:
- Rugalmasabbá válik a vevők kiszolgálása, rövidebb átfutási időkkel;
- A reklamációk, panaszok nem vesznek el, az intézkedések nyomon követhetővé válnak;
- A dolgozói teljesítmények javulnak;
- A folyamatok dokumentáltsága javul, hiba esetén az okok könnyen kideríthetőek;
- A szervezeti egységek közötti együttműködés javul a gördülékenyebb kommunikáció révén.
A várható bevétel növekedést és költség megtakarítást kell összevetni a projekt egyszeri és folyamatos költségeivel, hogy a megtérülést (TCO – total cost of ownership) kiszámoljuk.
Összességében egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a cégérték növekedését is eredményezi!
