Mire jó a controlling rendszer?
A controlling rendszer a vezetők számára nyújt naprakész információt arról, hogyan és mennyire hatékonyan működik az irányításuk alatti szervezet, mikor van szükség vezetői beavatkozásra annak érdekében, hogy a problémák időben megoldódjanak, ne legyenek veszteségek.
A vállalati célokat az üzleti tervekben szokták megfogalmazni. A terveket nagyobb cégeknél lebontják résztervekre és meghatározzák az egyes szakterületek által elérendő célokat. Például: értékesítési-, marketing-, gyártási-, projekt-, beruházási-, fejlesztési terv, stb. és hozzárendelik a szükséges erőforrásokat, költségkereteket. A számszerűsített célokat a szervezet tagjai számára lebontják olyan mutatószámokra (KPI – Key Performance Indicator), amelyekkel egyszerűen követhetők mind az egyéni, mind a csoportos teljesítmények. Ehhez kapcsolják az érdekeltségi, motivációs rendszert, amellyel a célok elérését ösztönözni tudják.
A controlling rendszer méri a tényadatokat, kimutatja a tervhez képest az eltéréseket, illetve megadja a várható értékeket is, hogy a közeljövőben mire számíthatunk. Ezáltal a vezetőknek lehetőségük van a proaktív irányításra, hogy még a „rossz” bekövetkezése előtt intézkedni tudjanak és elháríthassák a veszélyeket. A controlling rendszer a menedzsment minden szintjén támogatja a vezetők munkáját.
A controlling rendszer egyik outputja a standard beszámoló rendszer, amely informálja a vezetőket a cég legfontosabb teljesítményeiről és elért eredményéről, illetve a tervtől való eltérésekről. Emellett szükség van ad hoc döntésekhez előre nem definiált információkat is előállítani annak érdekében, hogy megalapozottan lehessen dönteni. A controlling rendszer feladata az is, hogy segítse az elemzéseket a nagyobb időtávú adatok feldolgozásával, kimutassa a tendenciákat, törvényszerűségeket, amelyek alapján tervezni lehet a jövőbeni folyamatokat.
Hogyan építsük fel a controlling rendszert?
Minden gazdasági folyamat vége a könyvelés. A főkönyvben kell dokumentálni, hogy mekkora árbevételt sikerült elérni, milyen költségek és ráfordítások merültek fel, hogyan használták fel a cég vagyonát, mire költötték a tulajdonos pénzét. A controlling számára a könyvelés jelenti az egyik alap információt, ami a tényadatok kimutatásához szükséges. A vezetői eredményszámításhoz azonban szükség van a teljesítmények és költségek, illetve bevételek összekapcsolására. Ezért föl kell építeni a controlling alapstruktúrákat, amelyek a számlatükör mellett lehetővé teszik a kalkulációkat, többszintű fedezet számításokat.
A controlling alapstruktúrák a következők lehetnek:
- Költséghelyi struktúra – amely tükrözi a szervezetet olyan mélységig, ahogy a hatékonyság követése fontos, valamint azokat az erőforrásokat, amelyek költségét, kihasználtságát, teljesítményét mérni szeretnénk;
- Költségviselő struktúra – amellyel az értékteremtő tevékenységek eredményességét akarjuk követni. Ez lehet munkaszám rendszer, projektazonosító, gyártási rendelésszám, vevői rendelésszám, stb., ami a cég tevékenységét tükrözi.
- A fentiek mellett szükségesek lehetnek további szempontok is, amelyek alapján kalkulációkat szeretnénk végezni. Például: egy erdőgazdaságban fontos az erdőrészlet azonosítása, ahol egy tevékenység – pl. erdőtelepítés, vagy fakivágás – történik, vagy egy útépítésnél az útszelvények megkülönböztetése, vagy a közlekedésben a járatok felbontása járatszakaszokra, stb.
Az alapstruktúrák abban segítenek, hogy hivatkozni lehet rájuk, amikor egy költség, vagy árbevétel felmerül, és nem utólag kell nagy munkával megadni ezeket a hivatkozásokat. Így már az elsődleges könyvelésből is nagyon sok vezetői információ nyerhető ki.
A teljesítményadatok gyakorlatilag a szakterületeket támogató szoftverek adatbázisából származnak. Integrált vállalatirányítási rendszer esetében ez egyetlen adatbázis, nem integrált célszoftverek alkalmazása esetén ez több adatbázis is lehet. A controlling feladata, hogy konszolidálja az adatokat és előállítsa a standard beszámolókat a vezetők számára.
Önnek van már jól felépített controlling rendszere? Ha nincs, írjon nekünk, mi segítünk!
